Tra tutte le attività legate al magazzino ce n’è una in particolare che crea spesso grattacapi più di altre: l’inventario. Questa pratica importantissima, spesso trascurata o sottovalutata, ha come obiettivo quello di valutare le giacenze di materiali, prodotti e semilavorati rimasti in magazzino.
Da una parte è facile capire cos’è l’inventario di magazzino, dall’altra diventa ben più complicato trovare il giusto modus operandi per gestirlo nel modo corretto, senza perdite di tempo, costi ed efficienza a livello aziendale.
Un errore molto frequente, quando si tratta di fare l’inventario, è ad esempio quello di affidarsi ad esterni inesperti, pratica che porta inevitabilmente a risultati operativi insoddisfacenti a fronte di spese eccessive, soprattutto a causa di inesattezze o sviste a livello di gestione. Eventuali errori in fase di inventario prima o poi incideranno sull’intero processo di lavoro in magazzino, creando problemi in primis a livello organizzativo.
Per impostare un inventario efficace, che permetta di avere sempre il massimo controllo sulle merci circolanti in magazzino, è importante:
- fare un elenco di tutti i beni rimasti in giacenza;
- raggruppare i prodotti per categorie;
- determinare il valore economico di ogni prodotto;
- inserire queste voci all’interno del bilancio aziendale; In tal caso le rimanenze di magazzino rappresentano un costo in più per l’azienda, che va ad incidere sul rapporto perdita/guadagno di un’impresa.
Esistono diversi metodi per procedere all’inventario di magazzino, ma i beni da considerare nelle giacenze sono sempre gli stessi: materie prime, i prodotti finiti, semilavorati, prodotti in corso e quelli attualmente in lavorazione.
5 buoni motivi per realizzare un inventario di magazzino
L’inventario di magazzino, per quanto poco amato, è una pratica obbligatoria a cui molte aziende non possono sottrarvisi; almeno una volta all’anno, infatti, bisogna redigere la contabilità, che non può certo prescindere da un calcolo preciso delle giacenze.
Eseguire un inventario in modo impeccabile, che riporti con precisione la quantità di merce presente “in casa”, diventa poi una pratica fondamentale per almeno altri cinque motivi.
1. Fa emergere eventuali problemi del magazzino
Episodi di merce danneggiata, ordini non processati o prodotti mancanti sono all’ordine del giorno nei magazzini, ed è bene individuali al più presto.
2. Assicura il raggiungimento degli obiettivi aziendali
Non è strano che nel magazzino di un’azienda, specialmente sulla quantità/presenza della merce, possano emergere delle discrepanze. Molto importante però è rendersene conto in fretta, correggendo gli errori in tempo utile. Intervenire per tempo è fondamentale, anche per evitare anche futuri problemi di bilancio.
3. Mostra il successo dei prodotti
Sapere quali sono i prodotti più apprezzati dai clienti è un punto di partenza importante per impostare strategie di vendita. Esempio: un prodotto rimane sugli scaffali per troppo tempo? Non c’è migliore indicazione per capire che non si vende e passare ad analizzarne i motivi. Potresti dover ridurre il prezzo oppure, in alternativa, proporlo ad una clientela diversa. Un inventario ben fatto, inoltre, mette anche in luce i prodotti più venduti e richiesti.
4. Permette di pianificare i nuovi ordini
L’inventario, più di ogni altra pratica, mostra con chiarezza quali sono le merci in esaurimento. Ciò permetterà all’ufficio acquisti, con rapidità e sicurezza, di impostare i nuovi ordini.
5. Rafforza le strategie di prezzo
L’inventario di magazzino ha poi un pregio: se opportunamente analizzato, mette il bilancio aziendale sotto i riflettori, evidenziando i prodotti che vanno a ruba e quelli che rimangono sugli scaffali. Ciò dà l’opportunità al team aziendale che se ne occupa di rivedere le strategie di prezzo in modo tale da massimizzare i profitti.
L’inventario permanente con il sistema WMS di Kube
L’avvento delle tecnologie, in ogni caso, ha portato diversi benefici sia nella gestione del magazzino che nella realizzazione dell’inventario.
Un sistema WMS efficiente, infatti, permette all’azienda di effettuare un inventario permanente: gli operatori non saranno più coinvolti in questa pratica (impiegheranno d’ora in avanti il loro tempo in altri lavori) e l’inventario “alla vecchia maniera” – che metteva il magazzino sottosopra e “bloccava” l’azienda per un periodo – rimarrà soltanto un ricordo.
Fare l’inventario solo una volta all’anno, oltre che essere una concezione superata, crea disagio ai dipendenti e rende poco efficace la gestione del magazzino.
Un software WMS, oltre a fornire un inventario quotidiano, è in grado anche di controllare stoccaggi e prelievi; l’organizzazione del magazzino, in questo modo, non potrà che migliorare poiché le criticità vengono messe in luce tempestivamente. Altro vantaggio è che l’azienda, grazie al sistema WMS, potrà conoscere giornalmente il valore dei prodotti contenuti nel magazzino, aiutare a gestire la corretta rotazione dei prodotti e delle scorte ed individuare tempestivamente gli obsoleti.